Corporatie baan: Teamcoördinator Relatiebeheer

Teamcoördinator Relatiebeheer

Thús Wonen is de woningcorporatie in de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland. Thús Wonen verhuurt en verkoopt circa 6800 woningen en realiseert renovatie- en nieuwbouwprojecten in Noordoost-Friesland.
Thús Wonen stelt de klant centraal. Haar ambitie is, vanwege de betaalbaarheid voor de doelgroep, de woonlasten hooguit inflatievolgend te laten zijn. Regionale en (macro-) economische factoren maken dat deze ambitie slechts gehaald kan worden als ook de bedrijfsvoering verregaand efficiënt wordt opgezet en uitgevoerd.

Thús Wonen kent twee sectoren ( Vastgoed en Klant & Markt) en een afdeling Middelen.
De sector Klant en Markt maakt de stap naar een heldere organisatieopbouw waarin de efficiënte en effectieve beantwoording van de klantvraag centraal staat. De sector kent per 1 januari 2012 drie teams: het team Klant Contact Center (KCC), het team Relatiebeheer en het team Techniek. Klantvragen komen dan binnen bij het KCC, de front office. De medewerkers zullen relatief eenvoudige vragen eigenstandig oplossen. Meer complexe vragen worden doorgeleid naar het team Techniek of het team Relatiebeheer, waar regionaal geclusterde relatie beheerders integraal de klant bedienen. Omdat de relatiebeheerders het gebied goed kennen, worden zij ook nadrukkelijk uitgenodigd de sectormanager Klant en Markt én de sectormanager Vastgoed te voeden met voorstellen voor investeringen of accentverschuivingen in beleid.
Het team Techniek heeft zijn eigen werkprocessen, die in de nieuwe werkwijze vooralsnog niet wezenlijk zullen veranderen.

Kortom, de omvorming van de sector Klant en Markt richting een hoge mate van dienstbetoon én efficiënte en effectieve klantrelaties is in volle gang. Het toekomstig team KCC wordt nu begeleid door een interim leidinggevende, het toekomstig team Relatiebeheer en het team Techniek worden nu begeleid door leidinggevenden uit de eigen organisatie.

Zoals gezegd, het is de verwachting dat de nieuwe organisatie-indeling formeel per 1 januari 2012 start. De teamcoördinator KCC a.i. zal dan nog enige tijd het proces begeleiden, maar op haar plek dient dan een nieuw aan te trekken leidinggevende te komen. De teamcoördinator die nu de toekomstige afdeling Relatiebeheer aanstuurt, heeft te kennen gegeven deze positie niet in de nieuwe situatie te ambiëren. Dus ook voor deze functie is een vacature.

Team Relatiebeheer is de backbone van de woningcorporatie. Daar waar individuele huurders niet meer in het meer gestandaardiseerde werkprocessen van het KCC passen komt Relatiebeheer in positie. Te denken valt aan woningtoewijzingen, ontruimingen, contacten met deurwaarders en verkoopvoorstellen aan makelaars. Maar het gaat verder. In sociale teams worden de sociale knelpunten in een bredere context besproken en bekeken welke van de samenwerkingspartners (gemeenten, politie, zorginstellingen etc.) te formuleren acties onderneemt. Huurders met huurachterstanden worden benaderd én er worden acties geformuleerd om voor de gehele corporatie huurachterstanden te verminderen. Relatiebeheer is hét aanspreekpunt voor lokale bewonerscommissies en is deelnemer in regionale leefbaarheidsprojectgroepen. Samengevat is Relatiebeheer zowel op operationeel niveau als ook op tactisch niveau een serieuze gesprekspartner.

Teamcoördinator Relatiebeheer

Profiel:
De teamcoördinator heeft inzicht in het organisatiebeleid en weet deze adequaat te vertalen naar do’s en dont’s van het team. De teamleider geeft de gewenste invulling aan het afgesproken beleid en definieert kaders waarbinnen gehandeld kan en mag worden. Deze invulling laat ruimte voor de handelingsvrijheid van de individuele medewerker. Immers sterker dan bij het KCC wordt bij Relatiebeheer verwacht dat de medewerker handelt vanuit ‘de geest’ van het beleid. Met een groot dienstbetoon, maar scherp rekening houdend met de belangen en de strategische keuzes van Thús Wonen. Medewerkers staan op de kritieke momenten er vaak alleen voor en hebben de behoefte om helder te weten naar welk richtsnoer ze dienen te handelen. Dat richtsnoer weet de coördinator in een setting van rust en regelmaat over te brengen Hij/zij heeft draagvlak en is een klankbord voor de medewerker als die een moeilijke situatie heeft meegemaakt.
De teamcoördinator weet de ervaringen ‘uit het veld’ te vertalen naar aanpassingen in het beleid. Is in relatie tot de sectormanager initiatiefrijk en stevig. Heeft een goed ontwikkelde managementidentificatie.

Positie:
Geeft leiding aan de relatiebeheerders. Rapporteert aan de Sectormanager Klant en Markt.

Doel van de functie:
Het coachen, motiveren en stimuleren van de relatiebeheerders zodanig dat zij de doelstellingen van de organisatie en hun eigen werkzaamheden op een efficiënte en effectieve wijze hebben gerealiseerd.

Resultaatgebieden:
Aansturing medewerkers

Geeft leiding aan medewerkers door de kwaliteit en kwantiteit van de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden, waar nodig, te controleren en bij te sturen door medewerkers te begeleiden, instrueren, coachen en motiveren;
Initieert periodiek afdelingsoverleg en heeft de rol van voorzitter;
Voert mede functionerings- en beoordelingsgesprekken;
Draagt (mede) zorg voor de juiste kwantitatieve en kwalitatieve bezetting van de afdeling en voert (mede) werving- en selectiegesprekken;
Draagt mede zorg voor de persoonlijke- en professionele ontwikkeling van medewerkers.

Beleid

Levert een actieve bijdrage aan de ontwikkeling van de sector en het afdelingsbeleid, zodanig dat heldere en concrete sector en afdelingsdoelstellingen geformuleerd en behaald zijn;
Is actief in lokaal en regionaal relevante netwerken, signaleert ontwikkelingen en levert gegevens aan vanuit kennis van de markt;
Signaleert (trends in) ontwikkelingen, wensen en behoeften van bewoners op buurt- of wijkniveau, onderzoekt en vertaalt deze naar de meerjarenvisie van het werkgebied;
Optimaliseert de bedrijfsvoering onder andere door eenduidige werkprocessen, budgetverantwoordelijkheid en efficiënte informatieverstrekking;

Procesoptimalisatie

Heeft een actieve inbreng bij het continue proces van kwaliteitsverbetering van de dienstverlening en formuleert daartoe verbetervoorstellen op de eigen resultaatgebieden.
Neemt actief deel aan interne en externe projectgroepen;
Houd zich aan de afgesproken procedures, protocollen en het beleid.

Functie-eisen: